PRIVACY STATEMENT – VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Deze verklaring beschrijft hoe HARUKEY BV, hieronder aangeduid als Harukey, met maatschappelijke zetel te B-1170 Brussel (België), Terhulpsesteenweg 150, ondernemingsnummer 0553.623.441, BTW BE0553.623.441, info@harukey.be , Tel. +32 479 80 95 40 (“Wij”), uw persoonsgegevens verwerken in de context van haar activiteiten.
Voor alle duidelijkheid, deze verklaring heeft enkel betrekking op de verwerkingen waarbij Harukey optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Indien Harukey optreedt als dienstverlener (verwerker) in de context van e-GOR of een andere applicatie, dan zal Harukey (a) uw persoonsgegevens verwerken overeenkomstig deze verklaring, o.a. voor klantenbeheer en (b) dan zal Harukey de persoonsgegevens die voor u worden verwerkt via de betreffende applicatie uitsluitend verwerken op de manier omschreven in de verwerkingsovereenkomst tussen u en Harukey.
Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke wetgeving op het vlak van de bescherming van persoonsgegevens.
DE VERWERKINGEN
In de context van onze activiteiten verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Klantenbeheer (contractuele noodzaak)
- Identificatie- en contactgegevens van u en/of een aantal van uw werknemers
- Persoonlijke kenmerken
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
- Gebruiksgegevens met betrekking tot e-GOR
- Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak)
- Identificatie- en contactgegevens
- Persoonlijke kenmerken
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
- Productoptimalisatie (e-GOR) (gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van ondernemen van Harukey en de gebruikers van e-GOR)
- Identificatie- en contactgegevens
- Persoonlijke kenmerken
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
- Direct marketing (toestemming) (gerechtvaardigd belang, nl. de vrijheid van ondernemen en direct marketing)
- Identificatie- en contactgegevens van u en/of een aantal van uw werknemers
- Persoonlijke kenmerken
- Professionele gegevens (opleiding en beroep)
- Wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)
- Identificatie- en contactgegevens van u en/of een aantal van uw werknemers
- Financiële gegevens (betalingsgegevens)
De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is telkenmale aangegeven bij de verwerking.
In de context van productoptimalisatie houden wij b.v. referentielijsten van boekhouders bij, zodat alle gebruikers van Harukey actuele en uniforme gegevens heeft over deze boekhouders.
Een aantal gegevens worden verkregen bij derden (b.v. uw werknemers en/of collega’s en adviseurs verstrekken ons persoonsgegevens of gebruikers van e-GOR, b.v. gegevens met betrekking tot boekhouders), bij officiële, publieke bronnen (het Belgisch Staatsblad, KBO en overheidsdiensten) en via andere publieke bronnen (sociale media, b.v. LinkedIn).
Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.
De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot:
- Klantenbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst;
- Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie;
- Productoptimalisatie: 1 jaar nadat de informatie haar gebruiksrelevantie verliest
- Direct marketing: 5 jaar na het laatste betekenisvolle contact, met dien verstande dat een hernieuwing van deze termijn mits uw toestemming mogelijk is;
- De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.
UITVOER VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij verwerken uw persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte.
Omwille van het wereldwijde karakter van onze activiteiten, kunnen wij genoodzaakt zijn om uw persoonsgegevens door te geven naar ontvangers die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zullen wij er zorg voor dragen dat deze persoonsgegevens worden uitgevoerd op een wijze die verenigbaar is met de wettelijke bepalingen terzake:
- ondermodelcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie voor alle andere ontvangers in derde landen die geen passende bescherming bieden.
U kan bijkomende informatie vinden over de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen op de volgende website: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_nl.
BIJKOMENDE INFORMATIE MET BETREKKING TOT DE ONTVANGERS VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden met een beperkt aantal andere partijen:
- Wij delen uw persoonsgegevens met uzelf en, in voorkomend geval, met (a) uw werkgever of bepaalde van uw werknemers en (b) professionele adviseurs die door u worden aangeduid
- Wij doen een beroep op een aantal technische verwerkers, zoals b.v. hosting van website, CRM-database provider, mits de implementatie van de nodige verwerkingsovereenkomsten
- Wij delen uw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars, binnen de context van uw relatie met deze partijen;
- Wij delen uw persoonsgegevens met bepaalde overheidsinstanties in de context van wettelijke verplichtingen
- Wij delen uw persoonsgegevens met onze professionele raadgevers, commerciële tussenpersonen, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand
BEVEILIGING VAN DE VERWERKINGEN
We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.
Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. U heeft ook een belangrijke rol in de veiligheid van uw persoonsgegevens door o.a. de accountgegevens van uw eigen informaticasystemen en accounts vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.
UW RECHTEN
De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Het recht op toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens
- Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie.
- Het recht op gegevenswissing, beperking van verwerking en het recht om vergeten te worden;
- Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken
- Het recht op dataportabiliteit
- Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit)
Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij u aan om contact met ons op te nemen om een snelle minnelijke oplossing voor uw klacht te kunnen vinden.
De uitoefening van deze rechten is door de AVG onderworpen aan bepaalde voorwaarden, waardoor bepaalde rechten onder bepaalde omstandigheden niet van toepassing zijn. Indien u hierover vragen heeft, kan u ons steeds contacteren.
We behouden ons het recht voor uw identiteit te verifiëren indien wij redelijke twijfels zouden hebben omtrent uw identiteit.
HOE KAN U ONS CONTACTEREN?
U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:
HARUKEY BV
Terhulpsesteenweg 150
B-1170 Brussel
Tel. +32 479 80 95 40
WIJZIGINGEN
Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.
